Quy trình tạo đơn hàng bán gạch

1. Giới thiệu

Bài viết hướng dẫn các bạn quy trình từ một nhân viên thị trường thu thập thông tin khách hàng và nhân viên bán hàng tạo ra một đơn hàng bán cho tới quy trình kiểm duyệt, đặt mua hàng từ nhà cung cấp và giao hàng cho khách hàng

2. Hướng dẫn

Nội dung hướng dẫn các thao tác chính cho các nhóm đối tượng trên app điện thoại và web app :

  • Nhân viên thị trường : tạo thông tin khách hàng
  • Nhân viên bán hàng : tạo đơn hàng từ thông tin nhân viên thị trường cung cấp
  • Nhân viên mua hàng : duyệt đơn bán hàng và đặt hàng nhà cung cấp, chuẩn bị kế hoạch giao hàng

Lưu ý : mỗi nhân viên sẽ được cung cấp 1 tài khoản account để truy cập App quản lý đơn hàng bán của Phần Mềm Hợp Nhất. Account tương ứng với vai trò của từng nhân viên và chức năng phân quyền tương ứng

A. Nhân viên thị trường

Phần hướng dẫn này sẽ giúp các bạn nhân viên thị trường tạo 1 thông tin khách hàng chi tiết khi đi thị trường và khảo sát thông tin khách hàng.

i. Giao diện cơ bản quản lý khách hàng

huong dan tao khach hang 1
Đăng nhập app và chọn chức năng Khách hàng
huong dan tao khach hang 2
Giao diện quản lý khách hàng

Màn hình chức năng

(1) – Xem tất cả : mặc định khi bạn truy cập màn hình, app sẽ hiển thị danh sách khách hàng được tạo theo user bạn đăng nhập (không check chọn tất cả). Nếu bạn là người quản lý hoặc có quyền xem tất cả thông tin khách hàng hệ thống, hãy chọn xem tất cả.

(2) – Xem thông tin khách hàng được tạo bởi một nhân viên thị trường được chọn

(3) – Tìm kiếm thông tin khách hàng từ danh sách (sử dụng trong trường hợp danh sách nhiều khách hàng và bạn muốn tìm nhanh)

(4) – Danh sách khách hàng được hiển thị theo thông tin được lọc từ mục (1), (2) và (3)

(5) – Bạn có thể xem danh sách khách hàng theo từng chi nhánh. Mặc định hiển thị theo chi nhánh lúc bạn đăng nhập ở màn hình ngoài

(6) – Tạo một thông tin khách hàng mới từ user bạn đăng nhập

ii. Tạo thông tin khách hàng

Nhân viên thị trường đi khảo sát thị trường và tạo 1 thông tin khách hàng thực tế cũng tương tự như bạn đang tạo 1 đơn hàng tạm thời để cho nhân viên bán hàng tiếp nhận thông tin và đi chào hàng khách hàng.

Bước 1 : Truy cập chức năng Khách hàng và Nhấn tạo mới trên app

huong dan tao khach hang 5

Bước 2 : Nhập tên Khách hàng, số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ khách hàng và chọn dạng kiến trúc

huong dan tao khach hang 6

Bước 3 : Chọn dạng kiến trúc từ danh sách có sẵn hoặc bạn có thể thêm mới nếu chưa có

huong dan tao khach hang 7
Chọn dạng kiến trúc
huong dan tao khach hang 8
Thêm mới dạng kiến trúc

Bước 4 : Sau khi chọn dạng kiến trúc, bạn hãy tiếp tục nhấp các thông tin :

  • Tiến độ công trình : công trình đang thi công như thế nào, nhập mô tả chi tiết
  • Nhu cầu khách sử dụng
  • Đã đi tham khảo : khách hàng đã tham khảo mẫu hoặc từ đâu chưa
  • Nhân viên thị trường : mặc định theo user bạn đã đăng nhập app
  • Thầu thợ : khách hàng đang thi công nhà thầu nào , bạn có thể thêm mới nhà thầu nều thu thập được thông tin
  • Nhân viên bán hàng : chỉ định khách hàng này cho nhân viên bán hàng nào tiếp nhận
  • Ngày chứng từ : ngày tạo thông tin đơn bán hàng
  • Ngày dự kiến xuất : ngày khách cần mặt hàng
  • Loại giảm : đề xuất giảm giá cho khách hàng, giảm theo tỉ lệ % hoặc tiền mặt
  • Giá trị giảm giá
  • Ghi chú : thông tin mô tả thêm về khách hàng và đơn hàng
huong dan tao khach hang 9
Nhập thông tin khảo sát khách hàng

Sau khi nhập đầy đủ thông tin khách hàng => Nhấn Chấp nhận để lưu => Bạn đã tạo thành công

iii. Hình ảnh và bản đồ đường đi khách hàng

Sau khi nhân viên thị trường tạo thông tin khách hàng thành công, tại màn hình danh sách khách hàng, bạn có thể chọn thông tin khách hàng để bổ sung thêm thông tin khác như : hình ảnh công trình, thay đổi địa chỉ khách hàng hoặc mở bản đồ đường đi tới vị trí khách hàng.

Nhân viên bán hàng có thể dựa vào thông tin này để xem chi tiết được công trình khách hàng hoặc tìm đường đi đến vị trí khách hàng dễ dàng

Xem hình ảnh khách hàng :

huong dan tao khach hang 10
Thêm thông tin khác

Chọn xem hình ảnh để xem các hình ảnh trước đó hoặc tải mới thêm hình ảnh thông tin đơn hàng

huong dan tao khach hang 11 1
Thêm hình ảnh công trình khách hàng
huong dan tao khach hang 12
Tải hình ảnh khách hàng lên app

Thay đổi vị trí khách hàng

huong dan tao khach hang 11 3
Thay đổi vị trí khách hàng
huong dan tao khach hang 14
Cho phép app truy cập bản đồ
huong dan tao khach hang 15
Vị trí khách hàng : bạn có thể kéo vị trí mới hoặc xem chi tiết

Bản đồ đường đi đế vị trí khách hàng

huong dan tao khach hang 11 2
Mở bản đồ đường đi
huong dan tao khach hang 16
Đường đi từ vị trí nhân viên tới vị trí khách hàng

iv. Xem thông tin khách hàng

huong dan tao khach hang 17

B. Nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng dựa vào thông tin nhân viên thị trường đã khảo sát thông tin khách hàng trước đó để tạo đơn hàng bán

i. Tạo đơn hàng

Bước : Truy cập app và chọn tab Khách hàng

quan ly don hang ban 1

Bước 2 : Chọn thông tin khách hàng. Mặc định app hiển thị danh sách các thông tin khách hàng mà bạn được nhân viên thị trường chỉ định sẵn cho bạn

quan ly don hang ban 2

Nếu bạn muốn xem thông tin tất cả khách hàng khác trong hệ thống. Bạn hãy chọn xem tất cả

quan ly don hang ban 3

Chọn thông tin khách hàng bạn muốn tạo đơn hàng

quan ly don hang ban 4

Bước 3 : Kiểm tra thông tin khách hàng và nhấn nút Thêm hàng

quan ly don hang ban 5

Bước 4 : Chọn loại mặt hàng và mặt hàng

quan ly don hang ban 6
Chọn loại mặt hàng
quan ly don hang ban 7
Chọn nhà cung cấp
quan ly don hang ban 8
Chọn quy cách sản phẩm
quan ly don hang ban 10
Chọn mặt hàng bán

Tại màn hình thông tin một mặt hàng gồm có :

  • Loại hàng : L1,L2,L3 …
  • Thực tế : số lượng hàng thực tế còn trong kho
  • Đang về : số lượng mặt hàng đang nhập về
  • Tồn ảo : số lượng tồn kho trừ số lượng khách đặt
  • Giữ hàng : số lượng đang đặt chờ giao

Bước 5 : Sau khi chọn được mặt hàng, nhập thông tin đặt hàng. Đầu tiên bạn chọn khu vực sử dụng sản phẩm

quan ly don hang ban 11
Chọn khu vực
quan ly don hang ban 12
Chọn khu vực khách sử dụng

Bước 6 : Sau khi chọn khu vực, bạn hãy nhập số lượng m2 khách muốn đặt sử dụng. Lưu ý : khi bạn nhập đơn vị bán là m2, phần mềm tự quy đổi theo số hộp và viên tương ứng với m2 bạn đã nhập

quan ly don hang ban 13

Bước 7 : Nhập giảm giá, lưu ý khi bạn nhập 1 loại giảm giá, app tự quy đổi các các giá trị khác tương ứng. Ví dụ bạn nhập giảm 5% cho tổng tiền, app tự quy đổi sang giảm giá trên 1 đvt là m2 và tổng tiền giảm giá

  • % giảm : tỉ lệ giảm giá trên tổng tiền hàng
  • Giảm ĐVT : giảm giá theo m2
  • Tiền giảm : giảm giá tiền trên tổng tiền hàng
quan ly don hang ban 14

Bước 8 : Kiểm tra lại giảm giá và tổng tiền thanh toán, nhập thông tin ghi chú cho mặt hàng nếu có. Nhấn chấp nhận để bắt đầu đặt hàng

quan ly don hang ban 15
Nhận chấp nhận để thêm vào đơn hàng

Bước 9 : Sau khi mặt hàng được thêm vào đơn hàng thành công, app tự động highlight đánh dầu các mặt hàng đã đặt (tên hàng highlight màu nền đỏ), bạn có thể thêm các mặt hàng khác vào đơn

quan ly don hang ban 16

Bước 10: Sau khi thêm hàng các mặt hàng và đơn, bạn hãy nhấn tiếp tục để hoàn thiện đơn hàng

quan ly don hang ban 17

Bước 11 : Bạn có thể sửa thông tin mặt hàng hoặc xóa mặt hàng khỏi đơn hàng tại màn hình này. Nếu đơn hàng bạn đã ok, hãy nhấn chấp nhận để thêm các mặt hàng vào đơn đặt hàng

quan ly don hang ban 18

Bước 12 : Đơn đặt hàng tạo thành công, bạn có thể kiểm tra đơn hàng hoặc thêm tiếp mặt hàng vào đơn.

quan ly don hang ban 19

ii. Duyệt đơn hàng

Lưu ý : khi bạn tạo đơn thành công, bộ phân mua hàng sẽ chưa thể nhìn thấy các đơn hàng này trên web. Các đơn hàng cần được kiểm duyệt từ cấp quản lý phía trên để xác nhận và cho phép bộ phận mua hàng lên kế hoạch nhập hàng hoặc lập kế hoạch giao hàng

Bước 1 : Truy cập danh sách đơn hàng

quan ly don hang ban 26

Bước 2 : Chọn đơn hàng cần duyệt và xem chi tiết

quan ly don hang ban 27

Bước 3 : Chọn mặt hàng bạn muốn duyệt

quan ly don hang ban 20

Bước 4 : Sửa hoặc xóa mặt hàng nếu bạn muốn thay đổi. Cập nhập trạng thái nếu bạn muốn duyệt đặt hàng hoặc yêu cầu duyệt mặt hàng này

quan ly don hang ban 21
quan ly don hang ban 22

Bước 5 : Dựa vào màu sắc highlight mặt hàng bạn có thể biết trạng thái mặt hàng, Mặt hàng đang yêu cầu duyệt (1) và mặt hàng đã được duyệt (2)

quan ly don hang ban 23

Sau khi duyệt thành công, bộ phận mua hàng có thể nhận đơn hàng.

C. Nhân viên mua hàng

i. Đường dẫn truy cập menu

menu xu ly chung tu ban ban hang

ii. Lập đơn mua hàng

Nhân viên mua hàng Lập đơn mua hàng trong trường hợp đơn hàng khách đặt các mặt hàng không còn tồn kho. Nhân viên mua hàng cần lập nhanh đơn mua hàng và gửi nhà cung cấp để đặt hàng nhập về. Nhân viên mua hàng có thể theo dõi trạng thái các đơn mua hàng ngay tại màn hình xử lý chứng từ bán hàng. Để lập đơn mua hàng bạn làm như sau

Bước 1 : Chọn chi nhánh và mặt hàng cần xử lý

  • (1) – Chi nhánh quản lý trung tâm điều phối hàng
  • (2) – Loại trạng thái chứng từ : Chưa xử lý hoặc đang chờ công, chuẩn bị
  • (3) – Chọn mặt hàng khách đặt
  • (4) – Danh sách kho hàng trống => không còn hàng tồn kho
xu ly chung tu ban ban hang 1

Bước 2 : Chọn chức năng Lập đơn mua hàng

xu ly chung tu ban ban hang 4

Bước 3 : Chọn thông tin kho nhận hàng (1), số lượng đặt mua hàng (2) , ngày nhận hàng dự kiến (3) và ghi chú đơn hàng => Nhấn chấp nhận để tạo PO

xu ly chung tu ban ban hang 5

Bước 4 : Sau khi bạn nhấn chấp nhận, một đơn mua hàng được đặt thành công. Bạn cần duyệt chứng từ PO này để có thể tiến hành nhập kho khi hàng được đặt về

xu ly chung tu ban ban hang 6
xu ly chung tu ban ban hang 7
xu ly chung tu ban ban hang 8
xu ly chung tu ban ban hang 9
In đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp

Bạn hãy tham khảo bài hướng dẫn hoàn chỉnh quy trình đặt mua hàng nhà cung cấp tại đây

Bước 6 : Kiểm tra trạng thái đặt mua hàng và thông tin đặt hàng

xu ly chung tu ban ban hang 10

iii. Duyệt mua hàng

Nhân viên mua hàng có thể lập kế hoạch giao hàng đối với các mặt hàng có tồn kho

Bước 1 : Chọn mặt hàng bạn muốn duyệt mua hàng, kéo thanh cuộn qua phải để xem số lượng khách đặt mua

xu ly chung tu ban ban hang 14

Bước 2 : Chọn kho và số lượng xuất kho và ngày xuất kho dự kiến. Lưu ý, đơn vị xuất kho m2, bạn cần nhập số lượng xuất bằng đúng số lương khách đặt

xu ly chung tu ban ban hang 16

Ngoài ra bạn có thể xuất từ nhiều kho khác nhau trong trường hợp nếu 1 kho không đủ số lượng cần xuất từ 2 kho khác nhau

xu ly chung tu ban ban hang 17

Bước 3 : Duyệt mua hàng và đề xuất kế hoạch giao hàng

xu ly chung tu ban ban hang 18
Chọn chức năng Duyệt mua hàng
xu ly chung tu ban ban hang 19
Kiểm tra thông tin và Nhấn chấp nhận để lập kế hoạch giao hàng

Bước 4 : Đơn hàng duyệt mua thành công và chuyển sang trạng thái đã được xử lý ( Không còn hiển thị trên màn hình )

xu ly chung tu ban ban hang 20

Lưu ý : các mặt hàng đang lập đơn mua hàng, khi mặt hàng được nhập kho thành công, màn hình chứng từ xử lý hiển thị trạng thái mặt hàng đã được nhập về và bạn có thể xử lý tiếp đơn hàng

xu ly chung tu ban ban hang 10
Mặt hàng đang chờ mua hàng nhập kho
xu ly chung tu ban ban hang 13
Trạng thái Hàng đã về đối với các đơn hàng nhập kho

iii. Chuẩn bị hàng

Các mặt hàng bạn đang chuẩn bị, bạn có thể đưa vào trạng thái chuẩn bị để hiển thị riêng danh sách

Bước 1 : Chọn mặt hàng và cập nhật trạng thái Chuẩn bị

xu ly chung tu ban ban hang 21

Bước 2 : Chọn trạng thái Chuẩn bị để xem các mặt hàng đang được chuẩn bị

xu ly chung tu ban ban hang 22

Bước 3 : Nhấn tìm kiểm và kiểm tra các mặt hàng chờ chuẩn bị

xu ly chung tu ban ban hang 23

iv. Chờ CONT

Đối với các mặt hàng bạn đặt mua và nhà cung cấp giao theo từng container, nhân viên mua hàng cần tổng hợp các mặt hàng cần thiết thành 1 container và đặt nhà cung cấp. Để đưa danh sách mặt hàng vào chờ CONT, bạn làm như sau :

Chọn mặt hàng và cập nhật trạng thái chờ CONT

xu ly chung tu ban ban hang 26

Nhấn Tổng hợp CONT để xem danh sách các mặt hàng đang chờ CONT

xu ly chung tu ban ban hang 27
xu ly chung tu ban ban hang 28

v. Trả lại hàng cho nhân viên bán hàng

Trong trường hợp bạn không thể lập kế hoạch giao hàng cho mặt hàng khách đặt, bạn có thể trả lại hàng cho nhân viên bán hàng xử lý

Bước 1 : Chọn mặt hàng và cập nhật trạng thái Trả lại hàng

xu ly chung tu ban ban hang 24

Bước 2 : Nhập lý do trả hàng và nhấn chấp nhận

xu ly chung tu ban ban hang 25

Nhân viên bán hàng kiểm trang thông tin trả hàng từ app

don hang tra lai

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành phần hướng dẫn, cảm ơn các bạn đã đọc bài hướng dẫn của Relipos chúng tôi và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn sau.

Công ty TNHH Phần mềm Hợp Nhất. GPDKKD: 0312270869 do sở KH & ĐT TP.HCM cấp ngày 10/05/2013. Địa chỉ: 589 Lạc Long Quân, P.10, Q.Tân Bình, TP.HCM. Điện thoại: 0902960612. Email: sales@phanmemhopnhat.com. Xem chính sách sử dụng web

Đăng ký tư vấn
MIỄN PHÍ
×
Hotline
0902 960 612
×
Xem demo×
Liên hệ×