Giải pháp quản lý gian lận và thất thoát trong ngành F&B

Thất thoát và gian lận hàng hóa, doanh thu là một trong những tình trạng thường xuyên xảy ra trong kinh doanh với nhiều nguyên nhân khác nhau. Đó có thể là do quản lý kho hàng không chặt chẽ hay khâu quản lý nhân viên lỏng lẻo khiến cho công việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Một khảo sát cho thấy, có đến 12% doanh thu bị mất đi do thất thoát hàng hóa gây nên.

Trong trường hợp này, chủ cửa hàng nên áp dụng phần mềm bán hàng. Việc quản lý bằng phần mềm quản lý bán hàng giúp kiểm soát chi tiết theo định lượng, công thức sẽ tránh được tối đa sự gian lận mà đa số các chủ kinh doanh hay gặp phải. Tất cả các hóa đơn bán hàng được kiểm soát theo thời gian thực một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Bạn nên chọn cho mình một phần mềm quản lý bán hàng với quy trình khép kín để kiểm soát chặt chẽ gian lận.

Để kiểm soát gian lận, bạn nên chọn một phần mềm với tính năng như thế nào?

1. Bán hàng và kiểm soát bán hàng nhanh, chính xác và khép kín

1. Phải đáp ứng được nhu cầu bán hàng nhanh, chính xác và khép kín từ Order đến bộ phận Bar, Bếp
2. Kiểm soát bán hàng phải đáp ứng được: ghi nhận lịch sử thao tác, thống kê các bill có thể xảy ra sự cố (giảm bill sau tạm tính, trả món sau tạm tính) và các báo cáo thống kê doanh thu 
3. Kiểm soát bill tạm tính và bill thanh toán : kiểm tra kỹ xem 2 bill có khác nhau nếu có thì phải giải trình lý do và có chữ ký của giám đốc hoặc quản lý tránh tình trạng thất thoát do giảm giá, trả hàng
4. Theo dõi ngày giờ hệ thống : Thường thì thời gian của bill được lấy ra từ thời gian của máy ( đối với phần mềm chạy offline) dựa vào điều này thu ngân có thể đổi ngày giờ của máy về một ngày quá khứ mà kế toán không hề hay biết và ra bill cho khách

Lưu ý : nếu kiểm soát bill tạm tính không tốt thì sẽ dẫn tới tình trạng thu ngân ra bill lấy tiền và giảm giá hoặc trả hàng phần chênh lệch này sẽ vào túi nhân viên mà chủ không hết biết

2. Quản lý kho định lượng chặt chẽ

1. Phần mềm phải đáp ứng được quản lý xuất nhập tồn kho theo định lượng cài đặt
2. Quản lý nguyên vật liệu hư hỏng và tiêu huỷ 
3. Quản lý Nguyên vật liệu sử dụng
4. Quản lý Bán thành phẩm 
5. Quản lý kiểm kho
6. Công đoạn kiểm kho rất quan trọng trong xử lý thất thoát, định kỳ hàng tuần,tháng, quý sẽ làm biên bản kiểm kho để xác định NVL có thất thoát hay không, nếu vượt qua ngưỡng hao hụt thì xem lại công thức và nhân sự)

Lưu ý : nếu kiểm soát kho, bếp không tốt sẽ dẫn tới tình trạng hàng mất mát hư hỏng không có kiểm soát, nhân viên thông đồng với các bộ phận bán hàng để tuồn hàng ra bán mà chủ nhà hàng không hề hay biết

3. Quản lý CRM đồng bộ và tự động

Đáp ứng các nghiệp vụ giảm giá (lưu ý: nên dùng chính sách giảm giá tự động để phần mềm tự động giảm giá theo điều kiện cho sẵn, nếu để thu ngân tự nhập thì có thể là 1 lỗ hổng thất thoát)

Đáp ứng được các chương trình thẻ VIP :

1. Sử dụng thẻ VIP có mã hoá chuỗi ID (tránh tình trạng nhân viên tích điểm cho người quen)
2. Phát hành voucher, coupon theo số serial sử dụng 1 lần và đúng serial mới cho áp dụng (phần mềm phải sinh ra những số serial khó không cho thu ngân có thể nhớ để tránh tình trạng thu ngân sử dụng bừa)

4. Quản lý tất cả dòng tiền đầy đủ

Quản lý tất cả các nghiệp vụ thu tiền từ bán hàng, từ nguồn thu khác và Quản lý tất cả các khoản chi trong hệ thống 

Nghiệp vụ thực tế quản lý thất thoát

Tính năng phần mềm là một phần quan trọng giúp bạn tránh được các thất thoát và gian lận, tuy nhiên bận cần phải thường xuyên xử lý các nghiệp vụ thực tế để đối soát và kiểm soát mọi hoạt động của cửa hàng hoặc công ty thường xuyên, tránh buông lỏng quản lý. Bạn nên thực hiện đều các công việc dưới đây để kinh doanh đạt hiệu quả tốt nhất có thể :

1. Kiểm soát thu chi hàng ngày
2. Kiểm soát xuất kho hàng ngày
3. Kiểm kê định kỳ hàng tuần, tháng, quý
4. Kiểm soát phần chi hàng ngày, tuần, tháng, quý
5. Quy trình phải khép kín và vận hành thường xuyên dữ liệu, khâu này là dữ liệu đầu vào của phân hệ khác
6. Giám sát quyền hạn từng nhân viên 
7. Kiểm tra lịch sử sự cố định kỳ nếu có bất thường thì phải yêu cầu giải trình và tìm nguyên nhân

Chúng tôi Phần mềm Hợp nhất đơn vị cung cấp đầy đủ nghiệp vụ quản lý giúp quý anh chị kiểm soát thất thoát một cách tốt nhất, chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý cho hệ thống công Ty :

1. LK international co.ltd :
   Website : http://lki.com.vn
   Thương hiệu :  ThaiExpress | Ngõ Saigon Street | Shabu Ya | Spice Temple | PastaMania
   Chi nhánh : trên 20 nhà hàng tại HCM
2. CÔNG TY TNHH S.O.L
   Thương hiệu :  Kohaku Udon Ramen, kohaku Sashimi, Kohaku Sushi, Sushi , Miwaku Premium, Miwaku Cafe Lounge, Date Nariya
   Chi nhánh : 9 chi nhánh HCM
3. MORICO
   Thương hiệu : Morico, Kai, Miyama
   Chi nhánh : trên 18 chi nhánh
4. CÔNG TY CỔ PHẦN TAM HỢP INVESTMENT
   Thương hiệu : LẨU GÀ ỚT HIỂM 109,MR. TÊ – NƯỚNG & BIA,CƠM TẤM DÌ BA, CỤC TA CỤC TÁC
   Chi nhánh : trên 20 chi nhánh
   Website: http://tamhopjsc.com
   Và nhiều thương hiệu khác : Tham khảo tại : https://relipos.com/khach-hang