Tính năng đề xuất mua hàng

Đề xuất mua hàng là tính năng giúp bạn tạo các phiếu đề xuất mua hàng (PR) gửi cho bộ phận cấp trên kiểm duyệt và đặt hàng cho chi nhánh của bạn.

Đề xuất mua hàng của bạn có thể được Duyệt (cho phép đặt hàng) hoặc Hủy duyệt (không cho phép đề xuất) hoặc sửa lại mặt hàng yêu cầu (Yêu cầu sửa)

Đường dẫn tính năng

Video hướng dẫn thực hiện

Video đang được cập nhật ….

Thao tác thực hiện

Tạo mới đề xuất phiếu PR

Bước 1 : Chọn các thông tin cơ bản của phiếu đề xuất mua hàng (PR)

Mã chứng từ : tự động tạo sau khi lưu phiếu
Ngày chứng từ : ngày tạo chứng từ. Mặc định thời điểm hiện tại
Nhà cung cấp : chọn nhà cung cấp đề xuất mua
Người yêu cầu : nhân viên đề xuất mua hàng
Ngày cần hàng : ngày nhận hàng đề xuất
Mức độ : độ ưu tiên yêu cầu ( Thấp – Trung bình – Cao )
Diễn giải : nội dung ghi chú
Kho phân tích : kho đề xuất mua hàng
Thông tin người duyệt phiếu và thời gian duyệt. Cập nhật khi phiếu được duyệt, bạn không thể nhập vào.
Trạng thái của phiếu PR : mới tạo, đã duyệt, hủy duyệt hoặc yêu cầu sửa
Thông tin thêm : người tạo phiếu, ngày tạo, người sửa phiếu và ngày sửa phiếu. Tự động tạo khi lưu hoặc cập nhật phiếu.

Bước 2 : Nhập thông tin mặt hàng đề xuất mua hàng

Tên mặt hàng : chọn tên mặt hàng
SL yêu cầu : số lượng nhập
ĐVT : đơn vị tính mặc định của mặt hàng
Đơn giá : giá mặt hàng
Thành tiền : tổng tiền đơn giá x số lượng
SL gới hạn : tổng số lượng tối đa được phép đặt
SL đã yêu cầu : số lượng mặt hàng đã được yêu cầu đặt ở các phiếu đề xuất khác
SL còn lại : số lượng tối đa còn lại bạn được phép trong phiếu yêu cầu này
Tồn kho tối thiểu : số lượng tối thiểu sau khi đặt bạn được phép tồn kho
SL Tồn kho : số lượng mặt hàng còn trong kho
Tồn kho tối đa : số lượng tối đa bạn được phép tồn trong kho sau khi đặt
Diễn giải : thông tin ghi chú thêm

Nhập mặt hàng và số lượng bạn muốn yêu cầu vào ô SL yêu cầu, và xuống dòng tạo mới mặt hàng khác.

Các bạn lưu ý, hiện tại phần mềm có tính năng giới hạn số lượng yêu cầu được phép đề xuất. Nếu bạn nhập vượt quá số lượng hiện tại đang cho phép đặt, hệ thống sẽ cảnh báo và yêu cầu bạn sửa lại. Ngược lại, hệ thống không cảnh báo nếu như số lượng bạn yêu cầu trong phạm vi cho phép hoặc không bị giới hạn số lượng.

Xác nhận Đồng ý để sửa lại số lượng cho phép đặt. Các bạn lưu ý 3 cột thông tin : SL giới hạn, SL đã yêu cầu và SL còn lại.

Tương tự đối với các mặt hàng khác. Bạn không thể lưu phiếu nếu như chưa sửa lại số lượng yêu cầu.

Bước 3 : Lưu và hoàn thành đề xuất mua hàng. Sau khi lưu hệ thống tự tạo mã phiếu và cập nhật thông tin tạo.

Sửa / Xóa dòng mặt hàng phiếu PR

Bạn chỉ có thể sửa hoặc xóa các mặt hàng trong các phiếu trạng thái tạo mới (chưa duyệt) hoặc phiếu được yêu cầu sửa lại. Sửa số lượng hoặc xóa các dòng bạn muốn để thêm dữ liệu mới.

Chức năng kiểm duyệt phiếu

Sau khi tạo mới phiếu đề xuất mua hàng, nhân viên tạo mới gửi yêu cầu duyệt đơn hàng để thông báo cho bộ phận kiểm duyệt. Bộ phận kiểm duyệt xem chi tiết lại phiếu đề xuất mua hàng, kiểm tra đánh giá và xác nhận duyệt phiếu hay yêu cầu sửa lại phiếu đề xuất mua hàng. Thao tác thực hiện các chức năng kiểm duyệt như sau :

Yêu cầu duyệt phiếu

Xác nhận Yêu cầu duyệt phiếu để gửi thông báo cho bộ phận kiểm duyệt, duyệt đề xuất mua hàng.

chuc nang yc duyet phieu 1 — Gửi yêu cầu duyệt phiếu mới tạo

chuc nang yc duyet phieu 2 — Xác nhận gửi yêu cầu

chuc nang yc duyet phieu 3 — Gửi yêu cầu duyệt thành công

Yêu cầu sửa phiếu

Bộ phận kiểm duyệt, kiểm tra đề xuất mua hàng, nếu không đồng ý đề xuất, bạn sẽ thực hiện chức năng Yêu cầu sửa phiếu để yêu cầu bộ phận đặt hàng cập nhật lại số lượng đặt hàng và gửi lại yêu cầu duyệt.