Tính năng đề xuất mua hàng
Đề xuất mua hàng là tính năng giúp bạn tạo các phiếu đề xuất mua hàng (PR) gửi cho bộ phận cấp trên kiểm duyệt và đặt hàng cho chi nhánh của bạn.
Đề xuất mua hàng của bạn có thể được Duyệt (cho phép đặt hàng) hoặc Hủy duyệt (không cho phép đề xuất) hoặc sửa lại mặt hàng yêu cầu (Yêu cầu sửa)
Đường dẫn tính năng
Video hướng dẫn thực hiện
Video đang được cập nhật ….
Thao tác thực hiện
Tạo mới đề xuất phiếu PR
Bước 1 : Chọn các thông tin cơ bản của phiếu đề xuất mua hàng (PR)
- Mã chứng từ : tự động tạo sau khi lưu phiếu
- Ngày chứng từ : ngày tạo chứng từ. Mặc định thời điểm hiện tại
- Nhà cung cấp : chọn nhà cung cấp đề xuất mua
- Người yêu cầu : nhân viên đề xuất mua hàng
- Ngày cần hàng : ngày nhận hàng đề xuất
- Mức độ : độ ưu tiên yêu cầu ( Thấp – Trung bình – Cao )
- Diễn giải : nội dung ghi chú
- Kho phân tích : kho đề xuất mua hàng
- Thông tin người duyệt phiếu và thời gian duyệt. Cập nhật khi phiếu được duyệt, bạn không thể nhập vào.
- Trạng thái của phiếu PR : mới tạo, đã duyệt, hủy duyệt hoặc yêu cầu sửa
- Thông tin thêm : người tạo phiếu, ngày tạo, người sửa phiếu và ngày sửa phiếu. Tự động tạo khi lưu hoặc cập nhật phiếu.
Bước 2 : Nhập thông tin mặt hàng đề xuất mua hàng
- Tên mặt hàng : chọn tên mặt hàng
- SL yêu cầu : số lượng nhập
- ĐVT : đơn vị tính mặc định của mặt hàng
- Đơn giá : giá mặt hàng
- Thành tiền : tổng tiền đơn giá x số lượng
- SL gới hạn : tổng số lượng tối đa được phép đặt
- SL đã yêu cầu : số lượng mặt hàng đã được yêu cầu đặt ở các phiếu đề xuất khác
- SL còn lại : số lượng tối đa còn lại bạn được phép trong phiếu yêu cầu này
- Tồn kho tối thiểu : số lượng tối thiểu sau khi đặt bạn được phép tồn kho
- SL Tồn kho : số lượng mặt hàng còn trong kho
- Tồn kho tối đa : số lượng tối đa bạn được phép tồn trong kho sau khi đặt
- Diễn giải : thông tin ghi chú thêm
Nhập mặt hàng và số lượng bạn muốn yêu cầu vào ô SL yêu cầu, và xuống dòng tạo mới mặt hàng khác.
Các bạn lưu ý, hiện tại phần mềm có tính năng giới hạn số lượng yêu cầu được phép đề xuất. Nếu bạn nhập vượt quá số lượng hiện tại đang cho phép đặt, hệ thống sẽ cảnh báo và yêu cầu bạn sửa lại. Ngược lại, hệ thống không cảnh báo nếu như số lượng bạn yêu cầu trong phạm vi cho phép hoặc không bị giới hạn số lượng.
Xác nhận Đồng ý để sửa lại số lượng cho phép đặt. Các bạn lưu ý 3 cột thông tin : SL giới hạn, SL đã yêu cầu và SL còn lại.
Tương tự đối với các mặt hàng khác. Bạn không thể lưu phiếu nếu như chưa sửa lại số lượng yêu cầu.
Bước 3 : Lưu và hoàn thành đề xuất mua hàng. Sau khi lưu hệ thống tự tạo mã phiếu và cập nhật thông tin tạo.
Sửa / Xóa dòng mặt hàng phiếu PR
Bạn chỉ có thể sửa hoặc xóa các mặt hàng trong các phiếu trạng thái tạo mới (chưa duyệt) hoặc phiếu được yêu cầu sửa lại. Sửa số lượng hoặc xóa các dòng bạn muốn để thêm dữ liệu mới.
Chức năng kiểm duyệt phiếu
Sau khi tạo mới phiếu đề xuất mua hàng, nhân viên tạo mới gửi yêu cầu duyệt đơn hàng để thông báo cho bộ phận kiểm duyệt. Bộ phận kiểm duyệt xem chi tiết lại phiếu đề xuất mua hàng, kiểm tra đánh giá và xác nhận duyệt phiếu hay yêu cầu sửa lại phiếu đề xuất mua hàng. Thao tác thực hiện các chức năng kiểm duyệt như sau :
Yêu cầu duyệt phiếu
Xác nhận Yêu cầu duyệt phiếu để gửi thông báo cho bộ phận kiểm duyệt, duyệt đề xuất mua hàng.
Yêu cầu sửa phiếu
Bộ phận kiểm duyệt, kiểm tra đề xuất mua hàng, nếu không đồng ý đề xuất, bạn sẽ thực hiện chức năng Yêu cầu sửa phiếu để yêu cầu bộ phận đặt hàng cập nhật lại số lượng đặt hàng và gửi lại yêu cầu duyệt.
Yêu cầu Duyệt
Phiếu đề xuất mua hàng phải được Duyệt, phần mềm mới có thể tổng hợp đơn hàng gửi nhà cung cấp.
Hủy duyệt
Trong một số trường hợp, bàn cần hủy phiếu đã duyệt, Thực hiện thao tác sau:
