A. Đăng nhập phần mềm

Kế toán giao hàng là người kiểm tra sơ lại đơn từ Kế toán mua hàng duyệt mua hàng qua, gọi xác nhận giao hàng với khách hàng và lên lịch giao hàng.

Quy trình làm kế toán giao hàng trên phần mềm Hợp Nhất:

Đăng nhập vào website: http://hoanggia.relipos.vn:96/Index.aspx

Hiện lên giao diện Đăng nhập hệ thống (mỗi thành viên sẽ được cấp 1 user riêng + mật khẩu để đăng nhập). Lưu ý: Kế toán là thuộc Văn phòng trung tâm => lúc chọn chi nhánh để đăng nhập cũng phải chọn Chi Nhánh: Văn Phòng Trung Tâm.

Nếu chọn sai, khi vào màn hình giao diện chức năng sẽ không hiển thị lên vì bạn không có quyền trên chi nhánh chọn lúc ở màn hình đăng nhập => Thoát ra vào lại chi nhánh Văn Phòng Trung tâm

Kế toán mua hàng là người đầu tiên chịu trách nhiệm kiểm tra đơn, xử lý đơn (là hàng kho hay hàng đặt) từ bộ phận bán hàng gửi vào.

Khi đã đăng nhập xong sẽ thực hiện thao tác xử lý: Bắt đầu -> Quản lý đơn hàng bán -> Kế hoạch giao hàn

Giao diện “Kế hoạch giao hàng” sẽ xuất hiện – Giao diện phản ánh đầy đủ thông tin khách hàng cần xử lý (Trạng thái – Ngày giờ duyệt – Mã khách hàng – Tên khách – Địa chỉ – Khu vực ốp lát – Size gạch, Số lượng….).

B. Giao điện kế hoạch giao hàng

(1) – Cây phân cấp chi nhánh/showroom của công ty : Đối với bên Kế hoạch giao hàng: Thì phải chọn chi nhánh xử lý, chứ không chọn Văn Phòng Trung Tâm (VP Trung Tâm chỉ đảm nhiệm mua hàng, chứ không bán hàng cho khách hàng lẻ).

(2) – Bộ lọc tìm kiếm các đơn giao hàng

Từ khóa: lọc tìm theo tên khách hàng, địa chỉ, mã hàng…..
Loại ngày: Ngày chọn xuất là hiển thị mã hàng có lịch chọn xuất ở ngày hiện tại. Ngày xử lý là hiện tổng thể tất cả mã hàng mà bên Kế toán mua hàng khâu Xử lý chứng từ bán hàng “Duyệt mua hàng” đưa qua.
Từ ngày …. đến ngày: là khoảng thời gian xử lý mã hàng.
Loại:
- Chưa gửi kho: là mã hàng chưa Yêu cầu giao hàng để đẩy qua kho.
- Đã gửi kho: là những mã hàng đã được Yêu cầu giao hàng đưa qua kho rồi.
- Chờ giao: là những mã hàng chưa có lịch giao cụ thể, sẽ cập nhật trạng thái chờ giao. VD: mã hàng A, khách báo khi nào khách gọi hẳn giao, đẩy qua loại chờ giao để khi nào khách gọi thì mới giao hoặc lâu lâu tra soát lại mã hàng giữ hàng lâu mà chưa được giao.
- Khách hàng: là để tìm 1 khách hàng được chỉ định (sẽ hiện tất cả mã hàng liên quan tới khách hàng được chọn).

(3) – Đơn bán hàng cần lập kế hoạch giao và các đơn bị yêu cầu thu hồi

Yêu cầu giao hàng bao gồm các thông tin
- Trạng thái : Duyệt mua hàng | Trả lại
- Ngày duyệt
- Mã khách hàng
- Tên khách hàng
- Khu vực
- Mã hàng
- Kho chọn (Kho xuất hàng)
- Tên hàng
- Quy cách
- Loại
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Điện thoại khách
- Địa chỉ khách
- NV.Bán hàng
- NV.Thị trường
- Diễn giải
- Thông báo

Yêu cầu thu hồi :
- Trạng thái
- Kho (yêu cầu kho thu hồi)
- Ngày : ngày thu hồi
- Mã khách
- Tên khách
- Diễn giải
- ĐT Khách
- Địa chỉ khách
- NV.Bán hàng
- NV.Thị trường

(4) – Lịch xuất hàng giao hàng cho khách của từng kho

(5) – Chức năng Xử lý giao hàng và xử lý thu hồi hàng

C. Kiểm tra sơ lược lại thông tin khách hàng

Kế toán giao hàng cần kiểm tra sơ lược lại thông tin khách hàng bán hàng đã đưa vô đầy đủ chưa (giá giảm trừ phải đúng quy định), diễn giải mặt hàng đã chính xác và rõ ràng chưa, trường hợp nếu đơn chưa hợp lệ thì trả lại bán hàng.

Tại màn hình Kế hoạch giao hàng => Nhấp double click vào mặt hàng bạn muốn kiểm tra

Giao diện “Đơn hàng bán” thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết của 1 đơn hàng: Khu vực ốp lát, Mã hàng, Size, giá bán, giá giảm, diễn giải riêng cho từng mã hàng…. => Kiểm tra lại thông tin hàng bán

Các đơn hàng bán cho khách hàng mới =>Phải tạo mã khách hàng thì mới yêu cầu giao hàng

Quy ước tạo mã khách hàng:

Mã: là viết tắt của xưng hô + tên khách + địa chỉ (VD: Anh Từ Trần Anh Tông => mã: ATUTAT hoặc ATUTATONG).
Tên: là xưng hô + tên khách.
Điện thoại: là số ĐT khách hoặc số ĐT đại diện nhận hàng mà sale đưa vào (thường là sẽ không thay đổi – trừ khi Sale đưa vào chưa đúng).
Địa chỉ: là địa chỉ giao hàng gồm số nhà + tên đường + khu vực (VD: 172 Trần Anh Tông – Vũng Tàu).

Cách tạo mã khách hàng :

Click nút thêm mới khách hàng ngay bên cạnh (bên phải) ô tên khách hàng

Hiển thị giao diện tạo thông tin khách hàng => Nhập mã khách hàng => Kiểm tra lại thông tin của khách trước khi bấm lưu

Tạo xong mã khách hàng thì bấm Lưu, về giao diện Đơn hàng bán cũng bấm Lưu. Lưu ý: Đơn hàng bán không được Cập nhật trạng thái: Duyệt, vì cập nhật trạng thái rồi ngoài app Sale sẽ không thể thêm mã hàng vào khách đó được nữa.

Muốn sửa thông tin khách hàng thì kế bên nút Sửa đơn hàng bán => Cạnh ô thông tin khách hàng có nút sửa thông tin khách

Nut sửa hiển thị ra, bạn nhấn nút sửa để sửa thông tin khách hàng

D. Các trường hợp giao hàng

1. Trường hợp giao luôn

Trường hợp giao luôn (đúng ngày được chọn xuất, ngày hiện tại) => Chọn những mã cần giao, nếu cùng 1 khách hàng thì giữ phím Ctrl chọn nhiều dòng hoặc Shift để chọn dòng liên tục

Bấm nút Yêu cầu giao hàng

Giao diện Yêu cầu xuất kho xuất hiện.

Giao diện gồm thông tin :

Kho hàng xuất
Tên khách hàng
Mã hàng
Loại
Ngày giao hàng
Quy cách
Số lượng
Đơn vị tính
Tiền hành
Giảm giá
Thành tiền
VAT
Tổng tiền
Mã đơn hàng
….

Sử dụng thanh kéo ngang qua để xem đầy đủ thông tin chi tiết khách hàng

Cột Diễn giải mặt hàng là để diễn giải cho mã hàng (cắt gạch thành bao nhiêu viên thành phẩm, VD: = 150 viên (30*30) xử lý cạnh).

Cột Ghi chú là ghi chú cho mã hàng đó đang ở đâu (nếu cần ghi chú), cắt gạch thì ghi chú sẽ là bên cắt gạch, để kho biết qua lấy hàng, VD: Hoàng Việt BR, Anh Huy VT…, hoặc chuyển kho thì ghi chú là Kho Vũng Tàu hay kho Bà Rịa để tài xế biết ghé lấy.

Dưới thanh kéo có dòng Diễn giải là diễn giải hoặc ghi chú tổng cho đơn hàng. VD: GIAO HÀNG + THU TIỀN LUÔN, GỌI KHÁCH 30 PHÚT TRƯỚC KHI GIAO….

Chi phí khác dùng để link chứng từ Nghiệp vụ bán hàng khác, VD: Tiền cắt gạch, Thu phí vận chuyển…..

Khi đã kiểm tra và nhập đủ thông tin cần thiết thì bấm Chấp nhận => Đơn hàng đã được xử lý và gửi xuống kho.

Nếu muốn kiểm tra lại mã hoặc đơn đã gửi xuống kho thì tại khung Tìm kiếm chọn Loại ngày: Ngày xử lý, Loại: Đã gửi kho.

2. Trường hợp giao hàng có gạch cắt

Trước tiên cần làm chứng từ Nghiệp vụ mua hàng khác (dùng để mua gia công cắt gạch).

Truy cập theo menu : Bắt đầu => Quản lý mua hàng => Nghiệp vụ mua hàng khác

Giao diện Nghiệp vụ mua hàng khác xuất hiện. Lưu ý: mua để bán lại cho chi nhánh thì phải từ Văn Phòng Trung Tâm.

Khoản mục: 8116 – Chi phí cắt gạch

Nhà cung cấp là đối tác gia công cắt gạch (Vũng tàu có cắt gạch Minh Huy, Anh Đồng. Bà Rịa có cắt gạch Hoàng Việt, Nhật Minh, Phú Gia Khang).

Diễn giải tổng là ghi tổng thể cắt gạch size bao nhiêu, mã gì, loại + màu + ngày sản xuất, số lượng và cắt cho khách hàng nào.

Tab Chi tiết có diễn giải chi tiết gạch cắt thành thành phẩm như thế nào

Cột thành tiền có thể bỏ trống, vì sau này Nghiệp vụ mua hàng khác, kế toán tổng hợp là người kiểm tra lại 1 lần nữa để quyết định Duyệt vào công nợ nhà cung cấp (đối tác cắt gạch).

Khi đã điền đầy đủ thông tin thì chỉ cần kéo chuột xuống dòng tiếp theo ở tab chi tiết phần diễn giải là có thể Lưu

Lưu phiếu mua hàng khác

Bấm In để in ra cho kho mang gạch qua đối tác cắt gạch.

Chọn máy in để in => IN

Khi gạch đã cắt xong thì sẽ làm Nghiệp vụ bán hàng khác (để tính tiền cắt gạch cho khách hàng). Quản lý đơn hàng bán -> Nghiệp vụ bán hàng khác

Chi nhánh Doanh thu chọn theo Showroom (khách hàng của Showroom nào thì chọn đúng Showroom đó, nếu chọn sai chi nhánh doanh thu thì công nợ khách hàng sẽ ở cả 2 chi nhánh showroom => thu công nợ sẽ bị sót).

Khách hàng (là mua gia công cắt gạch cho khách nào thì bán cho khách đó), lưu ý tìm tên khách hàng theo địa chỉ sẽ là đúng nhất, điện thoại, địa chỉ, nhân viên bán hàng sẽ được link thông tin theo luôn => không cần điền thông tin cho những dòng đó.

Khoản mục: 7111 – Thu phí (dùng để thu phí tiền cắt gạch, thu hồi, vận chuyển…) đối với khách hàng.

Diễn giải: Tiền cắt gạch size, SL, cắt thành thành phẩm, giá/thành phẩm và cắt cho khách hàng nào.

Tại tab Chi tiết -> Cột diễn giải thì có thể copy diễn giải tổng mang xuống, lưu ý ở đây cột thành tiền phải có số tiền để khi Duyệt sẽ vào thẳng công nợ khách hàng luôn,

Di chuyển chuột xuống dòng tiếp theo để Lưu.

Map chứng từ liên quan: Chọn Tab “Chứng từ liên quan” -> góc trái cuối màn hình có nút “Thêm chứng từ liên quan”

Giao diện “Chọn chứng từ tham chiếu” sẽ xuất hiện” -> sẽ map với nghiệp vụ mua hàng khác liên quan (có thể tìm bằng cách copy mã chứng từ liên quan vào khung từ khóa để tìm kiếm hoặc lọc chứng từ theo loại và đối tượng)

Chấp nhận

Lưu

Cập nhật trạng thái: Duyệt -> Chấp thuận

Quay lại giao diện Kế hoạch giao hàng, chọn mã cần giao -> bấm Yêu cầu giao hàng

Giao diện Yêu cầu xuất kho xuất hiện, cột diễn giải mặt hàng (diễn giải thành phẩm gạch cắt ra), cột ghi chú (thể hiện gạch cắt bên đối tác nào)

Chi phí khác (để link Nghiệp vụ bán hàng khác thể hiện lên biên bản giao hàng để khách hàng biết tiền cắt gạch là bao nhiêu).

Đây là biên bản giao hàng khi có trường hợp cắt gạch. Đối với trường hợp thuê xe ngoài vận chuyển giao hàng cho khách, cũng sẽ làm tương tự như trường hợp cắt gạch:

Nghiệp vụ mua hàng khác (nhà cung cấp là đơn vị thuê xe giao hàng)
Nghiệp vụ bán hàng khác (khách hàng chịu chi phí thuê xe), muốn thể hiện lên biên bản giao hàng thì tại giao diện Yêu cầu xuất kho, chi phí khác cũng link Nghiệp vụ bán hàng khác vào.