Giới thiệu giải pháp quản lý mua hàng
Quản lý hoạt động mua hàng và nhà cung cấp là một trong những nghiệp vụ quan trọng của mỗi cửa hàng. Điều này cho phép chủ cửa hàng theo dõi hoạt động nhập mua hàng hóa thông qua việc lập các yêu cầu mua hàng, kiểm duyệt các đơn mua hàng, quản lý các đơn đặt hàng, các phiếu mua hàng. Đồng thời ghi nhận lại những trường hợp phải trả lại hàng mua do không đúng mẫu mã, kém chất lượng hoặc các trường hợp giao hàng thiếu, giao hàng trậm trễ …
Tính Năng Sản Phẩm
1. Kiểm duyệt chặt chẽ ở mỗi khâu: từ yêu cầu mua hàng PR, tổng hợp đơn mua hàng PO gửi nhà cung cấp đến quản lý kho hàng.
2. Quản lý chứng từ nhanh chóng và đơn gian: bộ lọc tìm kiếm thông mình kết hợp giao diện quản lý đơn giản giúp bạn quản lý loại chứng từ, thời gian, trạng thái, thông tin đơn hàng… một cách tiện lợi nhất và nhanh chóng nhất
3. Gửi thông tin đơn đặt hàng PO tới nhà cung cấp: phần mềm giúp bạn tổng hợp đơn hàng từ tất cả các chi nhánh, các đơn hàng chi tiết theo từng nhà cung cấp, hỗ trợ tổng hợp thành các định dạng file giúp gửi nhanh chóng cho nhà cung cấp thông qua mail, zalo, thông báo điện thoại, …
4. Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết: báo cáo phân tích các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, bảng giá nhà cung cấp …
5. Quản lý mặt hàng và nhà cung cấp : giải pháp giúp bạn quản lý giá mặt hàng theo từng nhà cung cấp, bạn có thể cài đặt nhiều bảng giá khác nhau theo mỗi nhà cung cấp vào từng thời điểm, giúp bạn chọn nhà cung cấp với chi phí mua hàng thấp nhất.
Quy trình quản lý mua hàng
Sơ đồ hoạt động
Giải pháp quản lý mua hàng hoạt động chặt chẽ nhất khi có sự tham gia đầy đủ các bộ phận quản lý:
- Bộ phận đề xuất mua hàng : thông thường là các bạn quản lý cửa hàng với nhiệm vụ quản lý hàng hóa tại các cửa hàng, kiểm soát tình trạng hàng hóa của cửa hàng và lên kế hoạch để mua hàng nhập về bán. Sau khi có kế hoạch, sử dụng phần mềm để tạo các yêu cầu mua hàng gửi cấp trên kiểm duyệt.
- Bộ phận xét duyệt : thông thường là các giảm sát hoặc tổng quản lý cửa hàng, khu vực. Bộ phận này chịu trách nhiệm giám sát hoạt động nhà hàng, theo dõi tình hình kinh doanh và điều phối các hoạt động. Bộ phận này chịu trách nhiệm xác thực tính hợp lý của các đơn hàng, tránh tình trạng đặt hàng sai, đặt hàng dư thừa gây lên tình trạng mất cân bằng. Sau khi xét duyệt, các đơn đặt hàng được tạo và gửi bộ phận đặt hàng.
- Bộ phận đặt hàng : thường là bộ phận thu mua chịu trách nhiệm tiếp nhận các đơn hàng sau khi được xét duyệt, bộ phận thu mua tổng hợp các đơn hàng từ các yêu cầu mua hàng và lên các đơn hàng theo từng nhà cung cấp và gửi nhà cung cấp để đặt hàng.
- Bộ phận giao nhận hàng : tùy theo mục đích quản lý của từng doanh nghiệp mà có quy trình giao nhận hàng khác nhau, Relipos sẵn sàng đáp ứng 3 mục đích chính sau đây :
- Mua hàng chi nhánh : bộ phận đặt hàng chuyển đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp giao thẳng cho cửa hàng chi nhánh, cửa hàng chi nhánh tiếp nhận hàng được giao. Nhà cung cấp và chi nhánh ( bộ phận đề xuất mua hàng ) xác nhận nhận hàng dựa vào đơn đặt hàng PO đã được tạo.
- Mua hàng trung tâm : bộ phận thu mua gửi đơn hàng nhà cung cấp, chịu trách nhiệm nhận hàng, sau khi nhận hàng về kho trung tâm, tạo các phiếu xuất kho cho từng chi nhánh và đi giao hàng cho chi nhánh. Chi nhánh nhận hàng từ bộ phận đặt hàng.
- Sản xuất trung tâm : thường áp dụng với các mặt hàng chế biến, chế tạo , sản xuất. Bộ phận đặt hàng nhận các mặt hàng từ kho sản xuất (có sẵn hàng) hoặc yêu cầu sản xuất (không có sẵn hàng) theo yêu cầu đơn đặt hàng và chịu trách nhiệm lên các phiếu xuất kho và đi giao hàng cho chi nhánh. Chi nhánh nhận hàng từ bộ phận đặt hàng.
- Kết thúc quy trình nhận hàng : bộ phận thu mua sau khi hoàn thành các đơn đặt hàng, tạo các phiếu yêu cầu nhập kho.
- Bộ phận quản lý kho : đối tượng chịu trách nhiệm thường là các kế toán kho. Nhiệm vụ chính bộ phận quản lý kho là kiểm tra lại các đơn hàng, phiếu yêu cầu nhập kho và xử lý nhập kho.
Toàn bộ quy trình đều được thực hiện trên phần mềm, tùy theo quy trình hoạt động của mỗi cửa hàng và doanh nghiệp mà bạn có thể tối giãn quy trình mua hàng. Bạn đừng lo, mỗi bộ phận có thể được phép thực hiện nhiều công việc trong sơ đồ quy trình mua hàng.
Thao tác thực hiện
Relipos sẽ hướng dẫn các bạn các thao tác thực hiện trên phần mềm,
Bước 1 : Cài đặt hàng hóa, nhà cung cấp và bảng giá nhà cung cấp
Cài đặt các hàng hóa hệ thống và thiết lập giá các mặt hàng theo từng nhà cung cấp. Xem chi tiết cài đặt hàng hóa – nguyên vật liệu , nhà cung cấp và bảng giá nhà cung cấp.
Bước 2 : tạo các đề xuất mua hàng
Hướng dẫn các bạn tạo các đề xuất mua hàng ( yêu cầu mua hàng ). Xem chi tiết
Bước 3 : xét duyệt các đề xuất mua hàng
Hướng dẫn quản lý các yêu cầu mua hàng và xét duyệt các đề xuất mua hàng. Xem chi tiết
Bước 4 : Tạo các đơn mua hàng
Hướng dẫn tạo các đơn mua hàng (PO) từ các đề xuất mua hàng (PR) hoặc tạo mới các đơn mua hàng không có đề xuất để gửi các nhà cung cấp. Tạo các yêu cầu nhập kho để nhận hàng khi nhà cung cấp giao hàng. Xem chi tiết tạo đơn hàng từ đề xuất mua hàng và tạo mới đơn hàng không cần đề xuất
Bước 5 : Nhận hàng và nhập kho
Hướng dẫn các thao tác nhận hàng và nhập kho hàng. Xem chi tiết.
Ưu Điểm Nổi Bật Của Giải Pháp Quản Lý Mua Hàng Relipos Purchase
1. Hoạt động trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, ..) : Nhận thông báo ngay lập tức khi có yêu cầu đơn hàng, cập nhật và xử lý tất cả vấn đề mua hàng ngay trên điện thoại, loại bỏ sự chậm trễ.
2. Quy trình khép kín: từ yêu cầu mua hàng PR, tổng hợp đơn mua hàng PO gửi nhà cung cấp (zalo, mail,…) đến quản lý kho. Và ở mỗi khâu đều được kiểm duyệt chặt chẽ.
3. Mua sắm mọi lúc mọi nơi: khi có phát sinh nhu cầu mua hàng thì nhân viên dễ dàng tạo đơn yêu cầu mua hàng ngay trên điện thoại.
4. Tiết kiệm chi phí: cho phép lựa chọn nhà cung cấp với chi phí thấp nhất.
5. Quản lý kho thông minh: hạn chế hàng hóa bị tồn đọng nhưng không thiếu hụt, giúp hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
6. Hệ thống báo cáo chi tiết: giúp theo dõi và kiểm tra quá trình mua hàng hiệu quả.
