Quy trình kinh doanh quán cà phê, nhà hàng trước giờ luôn là một trong những vấn đề nhức nhối đối với chủ kinh doanh vì không biết phải làm thế nào để cửa hàng mình có thể kinh doanh hiệu quả. Hiểu được phần nào những nỗi lo lắng đó, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn quy trình quản lý quán cafe chuẩn nhất. Cùng theo dõi ngay bài viết này để biết được quy trình quản lý cửa hàng diễn ra như thế nào nhé.
Tham khảo quy trình quản lý quán cafe chuẩn nhất
1. Quy trình quản lý nhân viên quán cafe
Đối với bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, nhân sự cũng được xem là bộ mặt, là người trực tiếp liên lạc, làm việc với khách hàng. Do đó, một trong những quy trình quản lý quán cafe cơ bản nhất phải kể đến đó chính là quy trình quản lý nhân viên.
Thông thường, bạn sẽ gặp phải không ít các vấn đề, khó khăn trong vấn đề quản lý như: Nhân viên không nhiệt tình, nghỉ việc thường xuyên, nghỉ đột xuất không có lý do,…Cần phải khắc phục kịp thời, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng đó diễn ra bằng cách:
- Giữ lại ít nhất 5 ngày tiền lương đảm bảo nhân viên không nghỉ việc đột xuất hoặc đưa ra các mức phạt, hình thức phạt thích đáng trong trường hợp nhân viên nghỉ đột xuất.
- Trả lương chính xác, đúng hạn và công bằng nhất với mức lương quản lý quán cafe hậu hĩnh
- Xây dựng một bộ tài liệu quản lý quán cafe, đào tạo nhân viên chỉ trong một khoảng một trang giấy A4, mô tả công việc thật đầy đủ, chi tiết. Bộ tài liệu càng đơn giản càng giúp thúc đẩy cho nhân viên thực hiện đúng.
Quản lý nhân viên là điều cần thiết trong hoạt động kinh doanh quán cafe
2. Xây dựng quy trình phục vụ chuyên nghiệp
Để cửa hàng, quán cafe kinh doanh với các tác phong đầy chuyên nghiệp thì cần phải có một quy trình quản lý quán cafe cụ thể.
2.1. Bước 1: Order đồ uống
Nhân viên phục vụ sẽ ra hỏi ý kiến và thực hiện các bước order đồ uống theo nhu cầu của khách hàng. Các thông tin ghi trên phiếu ord đồ bao gồm: nhân viên lập phiếu, số bàn, tên kèm số lượng đồ uống để lưu trữ lại cho việc thanh toán dễ dàng và đề phòng các bất trắc, sai sót xảy ra.
2.2. Bước 2: Nhập thông tin vào phần mềm để in ra
Sau khi tiến hành order xong, nhân viên sẽ nhập thông tin vào phần mềm để chuyển đến thu ngân tiếp nhận theo đúng yêu cầu để in ra và chuyển cho người pha chế.
2.3. Bước 3: Xuất hàng hóa và kiểm tra đồ
Sau khi tiếp nhận, nhân viên pha chế sẽ thực hiện làm đồ uống, sau đó chuyển lại cho nhân viên phục vụ để sắp xếp đồ uống, kiểm tra đồ uống và đưa ra đúng số bàn đã order.
Kiểm tra lại nước uống và mang đến cho khách theo thông tin đã order
2.4. Bước 4: In hóa đơn thanh toán và tính tiền
Sau khi khách hàng dùng xong sẽ gọi nhân viên phục vụ tính tiền. Lúc này, bên thu ngân sẽ tiến hành in bill, tính tiền để khách hàng thanh toán.
Ngoài ra, trong suốt quy trình phục vụ, quản lý quán cafe, nhân viên cần lưu ý khi gặp phải các trường hợp như: Khách hàng gọi thêm đồ, đổi/trả thức uống, chuyển bàn, muốn gộp nhiều bàn vào thành một,… Để việc quản lý quán cafe diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, các bạn có thể tìm đến Relipos – phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả nhất hiện nay!
3. Quản lý hàng hóa và điều hành quán
Cách quản lý quán cafe, đặc biệt đối với việc quản lý hàng hóa và điều hàn quán được chia ra thành từng giai đoạn cụ thể:
3.1. Giai đoạn đầu quy trình quản lý quán cafe
- Tìm mua nguyên liệu chất lượng ở những địa chỉ uy tín, đảm bảo rõ ràng
- Thống kê hàng hóa chi tiết để dễ dàng quản lý: tài sản cố định, tài sản nhỏ.
- Nên có kho hàng để dễ dàng bảo quản, kiểm soát và dự trữ hàng hóa, nguyên liệu nhập vào
- Cần kiểm kê hàng hóa vào phần mềm hoặc file quản lý
Nguồn nguyên liệu đầu vào cũng là yếu tố cần thiết tạo nên thương hiệu của 1 quán cafe
3.2. Giai đoạn vận hành quy trình quản lý quán cafe
- Cần xây dựng file cụ thể, chi tiết về giá cả đồ uống để thuận tiện cho việc khách gọi đồ và tính toán cũng như việc mua nguyên liệu thật phù hợp.
- Thực hiện các bước tác nghiệp ban đầu.
»»» Tham khảo thêm thông tin ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe tại: https://relipos.com/giai-phap-quan-ly-nha-hang-bar-cafe/
3.3. Giai đoạn kiểm soát quy trình quản lý quán cafe
Ở giai đoạn kiểm soát này, bạn cần:
- Kiểm soát quy trình tác nghiệp dựa trên bảng mô tả công việc và điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với tình hình thực tế của quán cafe.
- Kiểm soát thu chi hàng ngày vào cuối ngày (hoặc cuối ca) song song đồng thời cùng với phần mềm quản lý hoặc file quản lý nếu có. Nói chung, để việc thực hiện quy trình quản lý quán cafe thuận tiện, dễ dàng hơn thì các doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm quản lý, tiêu biểu như phần mềm quản lý nhà hàng quán cafe Relipos.
- Kiểm soát hàng hóa kho hàng thường xuyên, ít nhất tầm một tuần một lần vào sáng thứ hai đầu tuần theo mẫu kiểm kho. Qua đó đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên file để đánh giá được chính xác nhất số lượng hàng hóa nhập về đang còn trong kho.
- Lập báo cáo phân tích bao gồm chi phí thu/chi, doanh thu theo ngày/tháng/năm, thất thoát vật dụng…Từ đó có thể đưa ra được phương án kinh doanh phù hợp, kịp thời cho cửa hàng mình.
Trên đây là những chia sẻ về quy trình quản lý quán cafe. Qua đó giúp giải đáp thắc mắc “Quy trình quản lý quán cafe như thế nào?”. Hy vọng qua bài viết trên, Relipos.com đã giúp bạn đọc đã nắm được kiến thức học cách quản lý quán cafe, giúp cửa hàng phát triển và thu về nhiều lợi nhuận cho mình.
