Hoạt động công nợ là một trong những mảng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Nhà quản trị cần tham khảo cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả để kiểm soát hoạt động kinh doanh. Dưới đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho bạn trong hoạt động quản lý công nợ. Cùng Relipos.com khám phá ngay!
Để duy trì hoạt động kinh doanh, mảng công nợ luôn là đề tài nhận được sự quan tâm của nhiều nhà quản trị. Hoạt động công nợ giúp cho nguồn vốn được duy trì và xoay vòng để đảm bảo cung ứng luôn được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Hiện tại, có rất nhiều cách có thể hỗ trợ nhà quản trị quản lý công nợ. Và tiếp sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về top 5 những cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng và mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho doanh nghiệp.
1. Thường xuyên kiểm tra các khoản nợ phải thu
Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả đầu tiên mà Relipos muốn giới thiệu đến bạn đọc đó chính là bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ. Không chỉ vậy, bộ phận kế toán còn phải thường xuyên đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số kế toán như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách hàng nợ. Đồng thời, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề là điều cần thiết để có những hướng xử lý, giải quyết kịp thời những khoản nợ tồn đọng quá nhiều.
2. Báo cáo thường xuyên các biên bản công nợ
Để nhà quản lý có thể nắm rõ tình hình hoạt động công nợ của doanh nghiệp, theo định kỳ, bộ phận kế toán công nợ cần phải lập biên bản xác nhận khoản nợ phải thu, nợ phải trả của từng khách hàng để báo cáo cho cấp trên. Cụ thể sẽ cần những loại báo cáo sau:
- Bảng báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng,
- Bảng báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,
- Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ phải thu quá hạn,
- Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ
»»» Tham khảo giải pháp quản lý doanh nghiệp tại: https://relipos.com/giai-phap-quan-ly-doanh-nghiep/
3. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Để tìm hiểu về cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả, nhà quản trị cần thường xuyên cập nhật những phát sinh mới nhất liên quan đến hoạt động công nợ. Hoạt động công nợ được kiểm soát thông qua hệ thống file theo dõi của bộ phận kế toán.
Dựa vào những thông tin trong bản hợp đồng, những hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá …bộ phận kế toán công nợ sẽ tiếp tục cập nhật vào file theo dõi công nợ và phản hồi với cấp trên để theo dõi hoạt động công nợ phải thu, phải trả một cách liên tục và thường xuyên.
Và để làm được điều này, bộ phận kế toán cần nắm rõ quy trình hoạt động như: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán …quy trình trên sẽ giúp cho việc thu hồi nợ được diễn ra thuận lợi hơn.
4. Tránh sai sót khi gửi hoá đơn cho khách hàng
Hoá đơn chứng từ là một trong những loại giấy tờ cần thiết và quan trọng mà hiện tại ít doanh nghiệp nào đang thực sự chú tâm đến nó. Cụ thể, bộ phận kế toán công nợ cần phải theo dõi chặt chẽ quá trình đường đi của hóa đơn xuất ra để đảm bảo rằng khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian để kiểm soát quá trình bán hàng.
Để hoạt động này được diễn ra trơn tru nhất, bộ phận công nợ cần chủ động gọi điện thoại cho bên bộ phận có trách nhiệm trước và sau khi gửi hóa đơn. Địa điểm nhận sẽ là phòng kế toán của khách hàng. Và đây là cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả mà bộ phận kế toán phải hết sức lưu ý.
5. Liên hệ khách hàng để nhắc nợ
Dẫu biết rằng việc gọi điện nhắc nợ là hoạt động cần hạn chế ở mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ có những lúc, bộ phận kế toán công nợ cần phải liên lạc với khách hàng để báo công nợ. Hoạt động này yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cho bộ phận kế toán một line điện thoại cố định để trao đổi với khách hàng để tránh làm gián đoạn quá trình gọi điện cho khách hàng.
Bộ phận kế toán nên nhắc về thời hạn và khoản nợ của khách hàng trước từ 5-10 ngày bằng nhiều cách khác nhau như bằng email hoặc điện thoại, zalo… Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả này khá đơn giản, tuy nhiên bạn cần có một kịch bản trước để không làm khách hàng khó chịu.
Bên cạnh đó, còn rất nhiều điều cần lưu ý trong hoạt động công nợ mà nhà quản lý cần phải quan tâm ví dụ như: giữ mối quan hệ tốt với khách hàng, sử dụng phần mềm quản lý công nợ….
Relipos là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý công nợ miễn phí đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trên thị trường hiện nay. Mong rằng, những thông tin về cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả trên đã mang đến cho bạn nhiều thông tin trong quá trình kiểm soát công nợ cho doanh nghiệp. Chi tiết bạn đọc có thể tham khảo thêm tại:
- Website: Relipos.com
- Địa chỉ: 589 Lạc Long Quân, P.10, Q.Tân Bình, TP.HCM
- Email: sales@phanmemhopnhat.com
- SĐT: 0902 960 612
