Công việc quản lý phòng mua hàng đòi hỏi nhà quản trị cần phải trang bị những kiến thức để thúc đẩy hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách trơn tru, chỉn chu nhất. Với đặc điểm sử dụng nguồn tiền của công ty, hoạt động thu mua (purchasing) luôn là điểm nóng của doanh nghiệp. Cùng tham khảo ngay những điều lưu ý dưới đây.
Quản lý phòng mua hàng (hay còn gọi là Purchasing manager) có nhiệm vụ chính là quản lý quá trình mua hàng vào cho công ty sao cho mức chi phí bỏ ra phải tối ưu nhất theo chiến lược của công ty. Hoạt động mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định đến chất lượng của nguồn đầu ra, cải tiến hoạt động sản xuất, tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp. Cùng tham khảo những thông tin về hướng dẫn quản lý phòng mua hàng cùng Relipos ngay sau đây.
Nhà quản trị cần nắm rõ thông tin về hoạt động mua hàng để duy trì sản xuất
1. Cách quản lý phòng mua hàng
1.1. Quản lý mức giá mua hợp lý
Quy trình quản lý phòng mua hàng bắt đầu từ nhu cầu của bộ phận mua sắm. Dựa vào nguồn nguyên vật liệu cần đề xuất ở từng bộ phận, bộ phận mua hàng sẽ bắt đầu lên kế hoạch, bắt đầu tìm nguồn hàng và gửi đề xuất báo giá đến nhà cung cấp, tạo nên một chuỗi cung ứng vòng tròn. Sau khi nhận được báo giá từ nhà cung cấp, bộ phận mua sắm sẽ căn cứ vào đó để đưa ra những phân tích, tham chiếu đề xuất của các bộ phận liên quan để được mua hàng với mức giá tốt nhất và có những data với đa dạng nguồn cung khác nhau.
1.2. Đánh giá chất lượng cung ứng
Sau khi bộ phận kho đã tìm được nguồn cung ứng với mức giá hợp lý, lượng hàng hóa sẽ được cập nhật về kho theo từng đợt khác nhau. Nhà quản trị sẽ dựa vào đó để đánh giá chất lượng của nguồn hàng, đánh giá chất lượng nhà cung ứng. Dựa vào thông tin hàng về, bộ phận kho sẽ đưa ra những đánh giá phù hợp để chuẩn bị kho bãi lưu trữ hàng hoá. Dựa vào kinh nghiệm của bộ phận quản lý sẽ đánh giá chất lượng của lô hàng để kiểm tra chéo với bộ phận kế toán, bộ phận kho và bộ phận mua sắm.
Đánh giá chất lượng nhà cung ứng thông qua nhiều tiêu chí khác nhau
1.3. Quản lý tiến độ đơn hàng
Trong phần mềm quản lý phòng mua hàng sẽ tích hợp thông tin những việc cần làm và nhận thông tin Phân hệ quản lý mua sắm cung cấp thông tin cho các phân hệ làm tiếp theo sau nó và ngược lại phân hệ này cũng nhận được thông tin về tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, chất lượng hàng hoá cũng như những số liệu về hoá đơn liên quan đến bộ phận kế toán. Điều này sẽ giúp cho việc quản lý phòng mua hàng được trở nên đơn giản hơn, các bộ phận liên quan cũng có thể theo dõi được tiến độ đơn hàng.
1.4. Theo dõi mức dự chi trong tương lai
Hoạt động quản lý phòng mua hàng còn liên quan đến việc kiểm soát hiệu quả nguồn chi trong tương lai. Theo đó, phần mềm quản lý mua hàng sẽ giúp nhà quản trị theo dõi hoạt động mua hàng thông qua hoá đơn được cập nhật liên tục trên hệ thống. Đồng thời, nhà quản trị còn có thể giới hạn các khoản chi cho từng danh mục. Nếu như mức chi của danh mục đó vượt mức cho phép thì hệ thống sẽ từ chối lệnh mua, đợi lệnh tiếp theo từ quản lý cấp trên.
»»» Tham khảo giải pháp quản lý doanh nghiệp tại: https://relipos.com/giai-phap-quan-ly-doanh-nghiep/
1.5. Lưu trữ data với nhiều hình thức mua sắm
Trong quá trình quản lý phòng mua hàng, sẽ có nhiều trường hợp bộ phận mua hàng sẽ nhận hàng trước, sau đó mới nhận hoá đơn, lập đơn hàng để hoạt động sản xuất không bị gián đoạn. Cũng có nhiều trường hợp hàng đã về đến kho nhưng trên hệ thống vẫn chưa nhận đơn hàng, chính vì vậy, nhà quản lý cần phải theo dõi kỹ lưỡng hoạt động mua hàng, tránh xảy ra sai sót hoặc thất thoát trong quá trình mua hàng.
1.6. Linh động phê duyệt mua hàng
Hoạt động quản lý phòng mua hàng yêu cầu nhà quản lý phải linh động trong nhiều tình huống khác nhau. Không cần phải quá khắt khe về quy trình hay thủ tục, giấy tờ. Nếu quá nguyên tắc và làm việc theo quy trình sẽ có nhiều trường hợp làm trễ nãi hoạt động sản xuất, kinh doanh. Hãy tham khảo thêm hệ thống phần mềm quản lý phòng mua hàng để giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quá trình mua hàng nhé!
Có thể rút ngắn quá trình mua hàng, tối ưu hoạt động sản xuất
2. Phần mềm quản lý phòng mua hàng Relipos
Được tích hợp đa dạng tính năng cùng nhiều lợi ích vượt trội cho hoạt động quản trị, phần mềm Relipos luôn nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng. Để biết thêm thông tin chi tiết, bạn đọc có thể liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:
- Website: Relipos.com
- Địa chỉ: 589 Lạc Long Quân, P.10, Q.Tân Bình, TP.HCM
- Email: sales@phanmemhopnhat.com
- SĐT: 0902 960 612
Trên đó là thông tin về cách quản lý phòng mua hàng, hi vọng rằng bài viết đã giúp ích cho nhà quản trị đang đi tìm giải pháp quản lý doanh nghiệp. Relipos.com tự hào là một trong những đơn vị mang đến hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà bạn nên tham khảo. Đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn ngay hôm nay nhé!
