A. Tổng quan quy trình mua hàng trung tâm
Các chi nhánh lên các yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu (PR) cho hoạt động kinh doanh của chi nhánh => Kho trung tâm kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho :
- Kho trung tâm đủ hàng (Yêu cầu chuyển kho) => lên Yêu cầu chuyển kho để bộ phận kho trung tâm lên kế hoạch xuất hàng cho chi nhánh theo yều cầu
- Kho trung tâm không đủ hàng (Lập PO mua hàng nà cung cấp) => kho trung tâm sẽ tổng hợp số lượng các yêu cầu (PR) cần hàng tạo thành các đơn mua hàng (PO) theo từng nhà cung cấp => Tải file pdf gửi PO cho nhà cung cấp => Nhà cung cấp sẽ giao hàng về kho trung tâm => Kho trung tâm đối chiếu và nhận hàng vào kho trung tâm => Sau đó lên kế hoạch xuất chuyển kho (Yêu cầu chuyển kho) từ kho trung tâm xuống cho chi nhánh yêu cầu => Kho chi nhánh nhận hàng
Các bước chuẩn bị :
- Phân loại mặt theo hình thức hàng mua hàng trung tâm => Xem chi tiết tại đây
- Cài đặt mặt hàng sử dụng kho trung tâm và kho chi nhánh => Xem chi tiết tại đây
- Tạo bảng giá nhà cung cấp để tổng hợp PO=> Xem chi tiết tại đây
Lưu ý :
- Các mặt hàng được phân loại mua hàng trung tâm, khi tổng hợp PO hoặc yêu cầu chuyển kho => bạn mới thấy được mã hàng trong danh sách tổng hợp. Các mặt hàng không thiết lập hình thức mua hàng trung tâm đồng nghĩa việc kho trung tâm không sử dụng mã này => bạn sẽ không thấy được mã hàng.
- Các mặt hàng không có trong bảng giá nhà cung cấp => đồng nghĩa việc không có nhà cung cấp nào giao mặt hàng này => Bạn sẽ không lên được PO mã hàng đó để đặt hàng được NCC
B. Thao tác thực hiện
1. Tạo đề xuất cần hàng (PR)
Chi nhánh lên các yêu cầu cần hàng => Tạo PR xem chi tiết tại đây
2. Duyệt các yêu cầu mua hàng
Duyệt các yêu cầu cần hàng để thu mua có thể tổng hợp PO hoặc yêu cầu chuyển kho => Xem chi tiết tại đây
3. Yêu cầu chuyển kho (Kho Trung tâm đủ hàng)
Thu mua kiểm tra đề xuất cần hàng và Kiểm tra hàng tại kho trung tâm => Trung tâm còn tồn kho mã hàng chi nhánh yêu cầu => Thực hiện Yêu cầu chuyển kho để chuyển hàng từ kho trung tâm về kho chi nhánh cần hàng
4. Lập PO từ yêu cầu
Kho trung tâm không đủ hàng theo số lượng chi nhánh yêu cầu => thu mua tổng hợp các đơn đề xuất của các chi nhánh để tạo đơn mua hàng (PO) và gửi nhà cung cấp
Nhà cung cấp nhận PO và giao hàng về kho trung tâm, kho trung tâm nhận hàng
Quy trình tạo PO => Duyệt PO => In và gửi file nhà cung cấp đặt hàng => Yêu cầu nhập kho
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây!
5. Kho trung tâm xử lý nhận hàng / xuất hàng
Nhận hàng từ nhà cung cấp và nhập kho => Xem hướng dẫn tại đây
Xuất Chuyển kho các yêu cầu chuyển kho => Xem hướng dẫn tại đây
Bạn có thể thực hiện nhập xuất kho từ app quản lý kho
Duyệt các yêu cầu nhập xuất kho để cho phép nhập xuất từ app kho => Xem hướng dẫn tại đây
Sử dụng app quản lý kho để nhập xuất hàng => Xem hướng dẫn tại đây
Sau khi các yêu cầu nhập xuất kho được xử lý thành công, các chứng từ nhập xuất tự động tạo ra tương ứng với yêu cầu nhập hoặc xuất => Bạn có thể xem chi tiết chứng từ liên quan tới yêu cầu nhập xuất kho tại đây và chỉnh sửa hoặc duyệt các chứng từ tại danh sách chứng từ nhập xuất
6. Yêu cầu chuyển kho (Kho Trung tâm nhận hàng NCC giao)
Sau khi kho trung tâm nhận hàng nhà cung cấp giao, số lượng hàng yêu cầu đã đủ, để thực hiện xuất hàng cho chi nhánh yêu cầu cần hàng => Bạn thực hiện lại thao tác yêu cầu xuất chuyển kho để lên kế hoạch xuất hàng cho chi nhánh
Hoàn thành quy trình mua hàng trung tâm!
