Trong kinh doanh không thể tránh khỏi việc nợ nần giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, giữa khách hàng với doanh nghiệp,…Mọi thứ như một vòng lặp có hệ quả ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền. Vậy nên, quy trình quản lý công nợ phải thu là việc vô cùng quan trọng có tác động mạnh mẽ đến sự thành công của doanh nghiệp.
Tham khảo quy trình quản lý công nợ phải thu bằng hệ thống phần mềm
1. Quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ phải thu là một quá trình theo dõi, ghi chép các khoản thu khi bán hàng, dịch vụ hay các khoản chi phải trả cho nhà cung cấp khi phát sinh các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa. Thông qua việc quản lý công nợ phải trả, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả, minh bạch hơn.
2. Quy trình quản lý công nợ phải thu
Quy trình quản lý công nợ phải thu là các quy định về việc quản lý nợ phải thu khách hàng, xử lý các khoản nợ còn tồn đọng. Trong quá trình kinh doanh thực tế thì cửa hàng, doanh nghiệp,…luôn phát sinh liên tục các khoản thu và nợ phải trả. Điều này sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn cũng như dòng tiền của các cửa hàng bán lẻ. Cho nên việc lưu lại thông tin, đưa ra các quy chế chặt chẽ để theo dõi và quản lý công nợ là điều cực kỳ cần thiết, có vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động của doanh nghiệp.
Dưới đây là quy trình kế toán công nợ phải thu:
2.1. Nhanh chóng gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng
Trong quy trình quản lý công nợ phải thu, nhân viên kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ quá trình hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng thời gian tránh gây ra sai sót, chậm trễ. Để giảm thiểu tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm gây ảnh hưởng đến thời gian thanh toán thì trước và sau gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, gửi tin nhắn, fax, email,…cho người có trách nhiệm được gửi để xác nhận hóa đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng.
2.2. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Doanh nghiệp nên lập ra một quy trình kế toán công nợ phải trả (hay còn gọi là quy trình quản lý công nợ phải thu) theo tiêu chuẩn riêng, đảm bảo xác định rõ trách nhiệm của cá nhân khi làm việc với khách hàng, cách thức nhắc nhở khách hàng, thời gian nhắc nhở khách hàng,…Thông qua mẫu file excel theo dõi công nợ phải thu, nhân viên kế toán lập file theo dõi công nợ để kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán,..
Cần tạo dựng một hệ thống quản lý công nợ hoàn chỉnh
2.3. Duy trì tốt các mối quan hệ
Doanh nghiệp muốn kinh doanh tốt thì luôn luôn phải tạo ra các mối quan hệ thân thiện, tin cậy đối với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác,…Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn thì doanh nghiệp có thể đưa ra các khoản chiết khấu, gọi điện, nhắc nhở bổ sung một số chi tiết liên quan đến sản phẩm,…Đặc biệt, trong nội bộ doanh nghiệp cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận để các khoản nợ luôn được đưa vào danh sách theo dõi ngay tránh bị thất lạc
2.4. Thường xuyên xem lại các khoản phải thu định kỳ
Trong quy trình quản lý công nợ phải thu, bộ phận kế toán phải thường xuyên theo dõi thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản nợ thông qua các chỉ số như tuổi nợ, vòng quay các khoản thu, số đó quản lý quy trình công nợ để phân loại khách hàng nhanh chóng nhìn ra các khoản nợ có vấn đề để có hướng giải quyết kịp thời. Các khoản nợ đến kỳ cần chủ động lập biên bản để báo cáo về tình hình thực hiện các hợp đồng lên cấp trên.
Kiểm soát thường xuyên các khoản thu chi, định kỳ
2.5. Duy trì nhật ký thu nợ
Cần lưu lại nhật ký theo dõi cuộc gọi, tin nhắn, email đối với các khoản nợ quá hạn. Trong quá trình thu nợ nếu xảy ra những vướng mắc về thu nợ như thiếu chứng từ, thiếu hàng, khách hàng phàn nàn về chất lượng hàng,…nhân viên kế toán cần ghi lại để phản ánh lại với bộ phận liên quan để có phương án xử lý kịp thời.
2.6. Sử dụng phần mềm có chức năng quản lý công nợ phải trả
Phần mềm sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi công nợ phải trả, phải thu một cách rất chính xác và chuyên nghiệp. Thông qua phần mềm ban có thể dễ dàng theo dõi các khoản nợ đã đến hạn. Đặc biệt phần mềm còn giúp bạn có thể xây dựng hệ thống đánh giá độ tín nhiệm cũng như phân loại các khách hàng công nợ, lập ra các chỉ tiêu đánh giá về hệ số công nợ và tốc độ thu hồi vốn.
Sử dụng phần mềm là một trong những cách hữu hiệu để kiểm soát công nợ
3. Sử dụng phần mềm Relipos quản lý công nợ phải thu
Quy trình quản lý công nợ khách hàng chuyên nghiệp, chủ động sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tiết kiệm được thời gian, nguồn nhân lực hiệu quả. Với hệ thống báo cáo phân tích số liệu chính xác, chi tiết, linh hoạt Relipos giúp cho doanh nghiệp đánh giá kịp thời tình hình thu nợ ở từng thời điểm qua đó có những quyết định mang tính chiến lược.
»»» Tham khảo giải pháp quản lý doanh nghiệp tại: https://relipos.com/giai-phap-quan-ly-doanh-nghiep/
- Phần mềm Relipos quản lý công nợ có giao diện được sắp xếp theo từng chuỗi nên rất thân thiện và dễ dàng sử dụng.
- Phần mềm cho phép quản lý tiền bằng hình thức tiền mặt hay tiền trong ngân hàng, quản lý công nợ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp hay quản lý nợ khách hàng.
- Module quản lý tiền cho phép quản lý công nợ từ nhà cung cấp, quản lý tiền từ hệ thống bán hàng,…hay quản lý các khoản chi như: tiền lương, điện nước, tạm ứng,..
Relipos – Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công nợ chất lượng, hiệu quả
Trên đó là thông tin chi tiết về quy trình quản lý công nợ phải thu, tất các các nghiệp vụ thu chi công nợ đều được hệ thống ghi nhận đến hạn bạn sẽ nhận được các báo cáo về kết quả kinh doanh, qua đó nắm bắt rõ tình hình lãi lỗ trong kỳ để có các phương án mới. Chúc các bạn thành công! Chi tiết, bạn đọc có thể tham khảo thêm tại địa chỉ:
- Website: Relipos.com
- Địa chỉ: 589 Lạc Long Quân, P.10, Q.Tân Bình, TP.HCM
- Email: sales@phanmemhopnhat.com
- SĐT: 0902 960 612
