Danh sách phiếu tồn kho thực tế

1. Chức năng danh sách phiếu tồn kho thực tế

Danh sách phiếu tồn kho thực tế được sử dụng để quản lý tất cả các phiếu nhập tồn kho thực tế. Phiếu tồn kho thực tế giúp bạn so sánh được số lượng chênh lệch giữa thực tế bạn kiểm kho và số tồn kho (lý thuyết) được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất trong kỳ. Ngoài ra bạn có thể so sánh được chênh lệch giá trị giữa thực tế và lý thuyết

Từ đó giúp bạn có cái nhìn tổng quát và chi tiết về kho, giúp bạn điều chỉnh lý thuyết tồn kho về thực tế.

2. Đường dẫn đến danh sách phiếu tồn kho thực tế

3. Màn hình danh sách phiếu tồn kho thực tế

1 – Bộ lọc các phiếu tồn kho thực tế

• Danh sách Chi nhánh
• Tìm kiếm theo mã phiếu kiểm kho
• Thời gian tìm kiếm phiếu kiểm kho

2 – Gợi ý Trạng thái phiếu

• Màu trắng : phiếu tạo mới
• Màu xanh lá : phiếu đã duyệt
• Màu cam hồng : phiếu hủy duyệt (Đã duyệt trước đó)

3 – Chức năng

• Tạo mới : tạo mới phiếu nhập kiểm kê
• Xem : xem chi tiết thông tin phiếu kiểm kê
• Xóa : xóa phiếu kiểm kê
• In phiếu kiểm kê : in phiếu và xuất file phiếu kiểm kê

4 – Danh sách phiếu kiểm kê

• Mã phiếu: hiển thị mã số của phiếu tồn kho thực tế (mã số này hệ thống tự sinh ra sau khi người kiểm kho lưu phiếu).
• Người kiểm: hiển thị tên của người kiểm kho.
• Ngày tạo: hiển thị ngày tạo phiếu kiểm kê tồn kho thực tế này (hệ thống tự tạo ra khi nhân viên tạo phiếu Lưu lại).
• Ngày kiểm kho: hiển thị ngày chứng từ của phiếu Tồn kho thực tế.
• Kho: hiển thị tên của kho hàng đã được kiểm kê trong phiếu.
• Người cập nhật: hiển thị tên nhân viên cuối cùng đã cập nhật thông tin của phiếu này.
• Ngày cập nhật: hiển thị thời điểm cập nhật cuối cùng trên phiếu này.
• Người duyệt: hiển thị tên nhân viên đã xét duyệt của phiếu Tồn kho thực tế này.
• Ngày duyệt: hiển thị thời điểm xét duyệt của phiếu này.
• Diễn giải: thể hiện các chú thích thêm nếu có. 

5 – Chi tiết phiếu kiểm kê được chọn

• Mã hàng: hiển thị mã số của mặt hàng đã được kiểm kê.
• Mặt hàng: hiển thị tên mặt hàng đã được kiểm kê.
• Đơn vị: hiển thị đơn vị tính của mặt hàng đã được kiểm kê.
• Lý thuyết: hiển thị số lượng mặt hàng hiện có trong hệ thống.
• Thực tế: thể hiện số lượng hàng thực tế còn tồn trong kho.
• Điều chỉnh: thể hiện số lượng hàng chênh lệch giữa Thực tế và Lý thuyết.

4. Hướng dẫn quản lý phiếu kiểm kê tồn kho

a. Tạo phiếu và nhập kiểm kê

*** Lưu ý quan trọng

Trước khi bạn nhập kiểm kê thực tế, bạn cần tính lại giá vốn trong kỳ để có cái nhìn chính xác nhất khi bạn nhập kiểm kê. Trong quá trình nhập kiểm kê, hệ thống lấy ra giá trị tồn kho lý thuyết và số lượng tồn kho lý thuyết của mặt hàng để so sánh với số lượng thực tế. Điều này rất quan trọng và quyết định đến giá trị và số lượng bạn tạo nhập hoặc xuất điều chỉnh. Truy cập vào danh sách chứng từ nhập xuất để tính giá vốn trong khi theo kho của bạn, login vào đúng chi nhánh của bạn nhé. Xem chi tiết tại đây.

Sau khi tính giá vốn cho kỳ và kho của bạn, hãy làm các bước sau đây để điều chỉnh kho về thực tế kiểm kê nhé!

i. Nhập số lượng thực tế và giá trị thực tế

Bước 1 : Tạo phiếu nhập kiểm kê thực tế

Bước 2 : Nhập phiếu kiểm kê

• (1) : Nhập ngày chứng từ : ngày bạn kiểm kê hàng, lưu ý thời gian Giờ/Phút bạn chọn thời gian cuối cùng ngày
• (2) : Chọn Kho kiểm kê
• (3) : Chọn nhóm hàng kiểm kê
• (4) : Nhập số lượng thực tế bạn kiểm kho
• (5) : Nhập gái trị thực tế của số lượng hàng thực tế đang tồn mà bạn kiểm được

Chi tiết danh sách phiếu nhập kiểm kê :

• SL lý thuyết : số lượng tồn kho lý thuyết hiện tại của mặt hàng dựa vào tồn đầu kỳ, tổng số lượng hàng nhập xuất kho. Tồn kho lý thuyết = (tồn kho đầu kỳ + phát sinh tăng ) – phát sinh giảm
• SL thực tế : số lượng kiểm kê thực tế mà bạn kiểm được
• GT lý thuyết : giá trị của số lượng tồn kho lý thuyết. Nếu mặt hàng nào có nhập giá trị thực tế thì sẽ lấy giá trị này nếu không có thì lấy giá vốn trong kỳ làm giá trị thực tế để điều chỉnh
• Đơn giá : đơn giá mặt hàng
• GT thực tế :
• GT chênh lệch : giá trị thực tế – giá trị lý thuyết

ii. Điều chỉnh giá trị tồn kho

Mặc định, Đơn giá = GT lý thuyết / SL Lý thuyết và Giá trị thực tế = số lượng thực tế * đơn giá. Trường hợp giá trị lý thuyết = 0 => phần mềm sẽ lấy đơn giá của chứng từ nhập kho mua hàng (NMH) gần nhất của mặt hàng đó.

Lưu ý : nếu giá trị lý thuyết = 0 kéo theo Đơn giá = 0 => Bạn nên check lại các chứng từ nhập kho mua hàng và tồn đầu kỳ của mặt hàng xem có sai sót gì không. Xem chi tiết cách kiểm tra quy trình nhập xuất kho 1 mặt hàng theo hướng dẫn tại đây

Nếu bạn nhập giá trị thực tế, phần mềm sẽ lấy giá trị thực tế bạn nhập và số lượng thực tế bạn nhập để điều chỉnh và sử dụng tiếp cho kỳ báo cáo sau. Hay xem ví dụ cụ thể cách điều chỉnh giá trị của mặt hàng như sau

Ví dụ mã việt quất, GT lý thuyết của tồn kho lý thuyết = 12.525.400đ (sl tồn lý thuyết 117) => Đơn giá = 12.525.400/117 = 106.200

Thực tế Đơn giá của mặt hàng là 110.000đ => 110.000 x 120 = 13.200.000đ => Bạn muốn điều chỉnh GT thực tế = sl thực tế * đơn giá bạn muốn điều chỉnh => Nhập giá trị 13.200.000đ

Sau khi nhập giá trị thức tế mặt hàng, bạn có thể dựa vào cột GT chênh lệch để biết được số tiền chênh lệch

iii. Tìm kiếm mặt hàng và các lưu 1 mặt hàng tìm kiếm

Bước 1 : Chọn nhóm hàng chứa mặt hàng cần tìm, nhập mã hàng/tên hàng muốn tìm kiếm

Bước 2 : nhập sl thực tế và lưu => Lưu ý : nếu có 1 dòng, thay vì click sang dòng khác để lưu giá trị vừa nhập, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl S để lưu giá trị dòng đó

Sau khi bạn nhấn Ctrl S => dấu nháy đỏ đã mất => bạn đã nhập thành công

iv. Nhập kiểm kê hàng tồn kho = 0 (hết hàng)

Trong trường hợp kiểm kê hàng bán của bạn đã hết, tương ứng với tồn kho = 0, bạn phải nhập số lượng 0 vào số lượng thực tế kiểm kê để phần mềm có thể so sánh được chênh lệch giữa tồn lý thuyết và số lượng thực tế đã hết => từ đó phần mềm mới có cơ sở để bạn điều chỉnh nếu có chênh lệch

v. Bỏ qua mặt hàng không kiểm kê

Đối với các mặt hàng không kiểm kê, bạn không quan tâm tới tồn kho của mặt hàng. Bạn sẽ bỏ trống và không nhập SL thực tế. Khi điều chỉnh kho, phần mềm tự động loại bỏ các mã này khi điều chỉnh. Số lượng tồn lý thuyết hiện tại không thay đổi và chuyển thành đầu kỳ và kỳ báo cáo tiếp sau

vi . Xóa mặt hàng đã nhập kiểm kê

Bước 1 : chọn mặt hàng muốn xóa kiểm kê và chuột phải chọn chức năng Xóa dòng

Bước 2 : xác nhận thông tin bạn muốn xóa

Bước 3 : Nhấn tìm kiếm và kiểm tra đã xóa thành công. Lưu ý : khi bạn xóa không có nghĩa mặt hàng mất hẳn khỏi danh sách, xóa ở đây tương ứng bạn reset số lượng và giá trị về trống.

vii. Xuất file và nhập kiểm kê từ file excel

Bước 1 : xuất file mẫu để lấy danh sách kiểm kê của kho

Bước 2 : Mở file tải về và nhập dữ liệu

Nhập giá trị cho 5 cột :

• Mã hàng
• Tên hàng
• ĐVT chuẩn : đơn vị lưu kho
• Số lượng chuẩn : số lượng kiểm kê thực tế
• GT thực tế : giá trị nhập kho bạn muốn điều chỉnh

Bước 3 : Sau khi nhập dữ liệu vào file excel, bạn import ngược lại vào phiếu kiểm kê. Chọn file cần import

Sau khi chọn file, nếu import thành công, cột SL thực tế và GT thực tế sẽ ghi nhận số lượng từ file

Bước 4 : Lưu phiếu kiểm kê

5. Xem báo cáo tồn kho

Sau khi tạo phiếu nhập kiểm kê và lưu chứng từ, bạn hãy Duyệt phiếu kiểm kê và cập nhật số lý thuyết để ghi nhận vào báo cáo tồn kho

Báo cáo tồn kho ghi nhận số lượng thực tế kiểm kê và thống kê chi tiết cho bạn xem số lượng chênh lệch kho

Xem hướng dẫn chi tiết cách sử dụng báo cáo tồn kho tại đây

6. Tạo điều chỉnh

Hãy kiểm tra lại thông tin chi tiết phiếu nhập kiểm kê xem chính xác chưa. Một số điểm bạn cần lưu ý như :

• Giá trị lý thuyết = 0 và Đơn giá = 0 >> Kiểm tra lại chứng từ nhập kho mua hàng được duyệt chưa, xem có đơn giá chưa hoặc giá trị đầu kỳ có không
• Mặt hàng hết hàng bạn phải nhập số lượng thực tế = 0 => để phần mềm tự động điều chỉnh số lý thuyết về thực tế = 0 nếu có chênh lệch số lượng
• Bỏ qua các mặt hàng bạn không kiểm kê ( Không nhập SL thực tế ) => xóa nhập kiểm kê nó đi nếu bạn muốn đưa số lý thuyết tồn kho hiên tại qua kỳ tới

Đặc biệt lưu ý : DUYỆT tất cả chứng từ trong kỳ và TÍNH GIÁ VỐN lại trước khi bắt đầu các bước điều chỉnh sau đây. Sau khi tạo điều chỉnh, chứng từ điều chỉnh sẽ bị khóa và không thể thay đổi giá trị và số lượng điều chỉnh. Nếu bạn có thay đổi số lượng và giá trị của bất kỳ 1 chứng từ nhập xuất kho nào sau khi điều chỉnh => Báo cáo tồn kho bạn sẽ sai. Bạn phải xóa hết chứng từ nhập điều chỉnh và xuất điều chỉnh đi => Tạo điều chỉnh lại từ đầu

Bước 1 : Cập nhật số lý thuyết và duyệt chứng từ kiểm kê.

LƯU Ý : Trước khi điều chỉnh bạn phải luôn luôn cập nhật số lý thuyết trước khi duyệt. Chức năng cập nhật lý thuyết giúp bạn cập nhật số lượng tồn kho lý thuyết mới nhất tại thời điểm bạn nhấn nút chức năng này

Tránh trường hợp bạn đã tạo phiếu nhập kiểm kê này trước đó và có thay đổi các chứng từ nhập xuất kho

Bước 2 : Tạo điều chỉnh. Dựa vào số lượng kiểm kê thực tế và số lượng tồn kho lý thuyết, phần mềm tự động tính ra cho bạn số lượng chênh lệch.

• Nếu số lượng chênh lệch âm, tồn thực tế nhỏ hơn tồn lý thuyết phần mềm tự động điều chỉnh giảm theo số lượng chênh lệch
• Nếu số lượng chênh lệch lớn hơn 0, phần mềm tự động điều chỉnh tăng để đưa số lý thuyết = số thực tế
• Nếu số lượng chênh lệch = 0 , bỏ qua điều chỉnh, hàng kiểm đúng và đủ

Kiểm tra điều chỉnh tăng/giảm xem khớp số với tổng quan phiếu kiểm kê trước đó chưa

Bước 3 : Truy cập danh sách chứng từ nhập xuất để kiểm tra chứng từ

• Mặc định khi chứng từ đc tạo sẽ ở trạng thái tạo mới. Tùy thuộc nhu cầu khách hàng, chúng tôi có thể cấu hình mặc định cho bạn trạng thái Duyệt ngay sau khi chứng từ được tạo

• Trong trường hợp sai số, bạn hãy xóa chứng từ đi, kiểm tra chứng từ, cập nhật lý thuyết và tạo điều chỉnh lại

• Sau khi thay đổi và chốt chứng từ, bạn hãy duyệt chứng từ để có thể xem Báo cáo tồn kho

Bước 4 : Kiểm tra báo cáo tồn kho để xác nhận số kiểm kê thực tế đã được điều chỉnh thành công về cột số lượng tồn kho hay chưa. Xem chi tiết báo cáo tồn kho tại đây.

Số lượng thực tế = Số lượng tồn cuối và cột chênh lệch số lượng trống (tương đương = 0) chứng tỏ bạn đã điều chỉnh kho thành công.

7. Điều chỉnh lại hoặc xóa phiếu kiểm kê

Khi bạn muốn điều chỉnh lại, bạn phải xóa phiếu Xuất điều chỉnh và nhập điều chỉnh trước khi thay đổi phiếu kiểm kê.

Bước 1 : Khi bạn điều chỉnh thành công, chứng từ kiểm kê sẽ bị khóa, bạn không thể thay đổi hoặc xóa được phiếu kiểm kê. Màu trạng thái phiếu đã được điều chỉnh và khóa như hình sau

Bước 2 : Để điều chỉnh, bạn cần hủy duyệt chứng từ xuất và nhập điều chỉnh sang trạng thái Yêu cầu sửa và xóa chứng từ

Bước 3 : Phiếu đã thay đổi trạng thái, chọn phiếu bạn cần thay đổi kiểm kê

Bước 4 : Bạn cần hủy duyệt (1) và nhấn nút sửa để thay đổi số lượng và giá trị kiểm kê. Sau đó bạn tiếp tục cập nhật số lý thuyết mới nhất (2) và tiếp theo đó tạo phiếu điều chỉnh (3)

Bước 5 : Nếu bạn muốn xóa chứng từ kiểm kê, hãy đảm bảo chứng từ chưa được duyệt (nút duyệt sẽ phát sáng) => Nhấn nút xóa để xóa chứng từ

8. Kết chuyển cuối kỳ

Lưu ý : hãy luôn luôn kết chuyển cuối kỳ nếu bạn muốn đưa số tồn và giá trị tồn chính xác từ tháng này qua tháng sau.

Ví dụ : nếu bạn đang làm kho kỳ tháng 2/2022 , vì lý do đặc biệt sang tháng 3 bạn mới kiểm kho => hãy tính lại giá vốn kết chuyển số liệu tháng 2 sang tháng 3

Trường hợp bạn kiểm kê ngày cuối cùng của tháng, sau khi điều chỉnh chốt kho, hay kết chuyển số liệu bạn vừa chốt kho sang kỳ tới

Xem hướng dẫn kết chuyển cuối kỳ

Như vậy chúng ta đã hoàn thành hướng dẫn quản lý các phiếu kiểm kê tồn kho và điều chỉnh kho về số lượng thực tế kiểm kê khi có chênh lệch. Cảm ơn các bạn đã đọc bài hướng dẫn của Relipos chúng tôi và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn sau.